Скан-копій трудової книжки до ПФУ до червня 2026 року, наслідки неоцифрування та штрафні санкції
Електронні трудові книжки – це цифрові аналоги паперових. Вони офіційно діють в Україні з 10 червня 2021 року. Їх впровадили, щоб удосконалити облік трудової діяльності українців та зменшити паперовий документообіг. Законодавством передбачено термін оцрування трудовиї книжок. Однак в реаліях нашого життя, бухгалтер може не встигнути це зробити, які будуть наслідки.
Так, відповідно до п. 2 розд. ІІ «Прикінцеві та перехідні положення» Закону №1217: включення Пенсійним фондом України до реєстру застрахованих осіб Державного реєстру загальнообов’язкового державного соціального страхування відсутніх відомостей про трудову діяльність працівників здійснюється протягом п’яти років з дня набрання чинності цим Законом на підставі відомостей, поданих страхувальником або застрахованою особою у порядку та строки, встановлені Пенсійним фондом України за погодженням із центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері соціального захисту населення, та центральним органом виконавчої влади, що забезпечує формування державної політики у сфері трудових відносин.
Таким чином, згідно з вимогами Закону роботу по оцифруванню документів про трудову діяльність застрахованих осіб необхідно завершити до 10.06.2026.
Відомості про трудову діяльність працівника подаються до ПФУ (п. 4 Порядку подання відомостей про трудову діяльність працівника, фізичної особи-підприємця, фізичної особи, яка забезпечує себе роботою самостійно, в електронній формі, затвердженого постановою правління ПФУ від 12.03.2021 №11-1):
– працівником особисто;
– працівником через вебпортал електронних послуг ПФУ в електронній формі з обов’язковим накладанням електронного підпису, що базується на кваліфікованому сертифікаті електронного підпису;
– страхувальником або представником страхувальника, якому керівником страхувальника делеговані відповідні повноваження.
Отже, роботодавець може, але не зобов’язаний подавати скан-копію трудової книжки працівника чи оцифровувати її.
Тому, жодного роботодавця за непередачу скан-копій трудової книжки до ПФУ до червня 2026 не оштрафують.
Нагадаємо, що у роботодавця не має безумовного обов’язку з оцифрування чи передачі скан-копій паперових трудових книжок працівників до ПФУ.
Також варто зазначити, що чинним законодавством не встановлено обов’язку для роботодавця при прийнятті працівника на роботу перевіряти, чи відсканована / оцифрована трудова книжка працівника попереднім роботодавцем. Немає обов’язку сканувати чи оцифровувати трудову книжку новоприйнятого працівника. Це також стосується роботодавців, в яких досі зберігаються трудові книжки працівників.
Нагадуємо, що ч. 1 ст. 47 Кодексу законів про працю України визначено перелік дій, які має виконати роботодавець при звільненні працівника. Причому такий перелік є вичерпним, і оцифрування чи сканування трудових книжок сюди не входить.
Таким чином, при звільненні працівника роботодавець також може, але не зобов’язаний сканувати чи оцифровувати трудову книжку працівника.
Отже, що чинним законодавством не передбачено відповідальності за не передачу сканкопій чи неоцифрування трудових книжок працівників.