Індексація зарплати у 2026 році. Навіщо і кому потрібна
З приходом Нового року змінюються правила нарахування індексації. У статті детально розглянемо усі моменти її нарахування. А саме: для чого індексація; чи обов’язково бухгалтери повинні індексувати заробітну плату; як нараховувати індексацію у випадку прийняття чи звільнення працівника та як її оподатковувати; як з індексацією, якщо працівник працює на неповну ставку; чи поширюються правила нарахування індексації на резирентів Дія Сіті?
Індексація зарплати — це законодавчий механізм, який захищає доходи працівників від інфляції, частково компенсуючи втрату купівельної спроможності через зростання цін на товари та послуги, щоб зберегти їхній реальний рівень життя. Її навіщо проводять, щоб:
- Зберегти купівельну спроможність:Компенсує знецінення грошей, щоб зарплата могла покривати той самий обсяг споживчого кошика, що й раніше.
- Забезпечити соціальну справедливість:Підтримує достатній рівень життя людей в умовах зростання вартості життя.
- Виконати вимогу закону:Роботодавці зобов’язані індексувати зарплату, якщо індекс інфляції перевищив 103% від попереднього місяця, за що передбачена відповідальність.
Коли індексують:
Коли індекс споживчих цін (ІСЦ) зростає на понад 103%.
Законодавча база:
- Закон України від 03.07.1991 №1282-XI «Про індексацію грошових доходів населення» (далі – Закон про індексацію);
- Порядок проведення індексації грошових доходів населення, затверджений постановою КМУ від 17.07.2003 №1078 (далі – Порядок №1078).
Чи обов’язково бухгалтеру проводити індексацію?
Індексація є складовою заробітної плати згідно з чинним законодавством (зокрема, Інструкцією зі статистики заробітної плати пп.2.2.7, яка затверджена Держстатом від 13.01.2004р. №5), а саме до фонду додаткової заробітної плати. А це означає, що роботодавці зобов’язані забезпечити державну гарантію – нараховувати індексацію найманим працівникам. Ненарахування індексації – це те ж саме, що й не виплата заробітної плати – відповідальність однакова.
Бухгалтери зверніть увагу, що у 2026 році індексація грошових доходів здійснюється відповідно до нових вимог, визначених ст. 38 Закону України «Про Державний бюджет України на 2026 рік»
Стаття 38. Установити, що обчислення індексу споживчих цін для індексації грошових доходів населення провадиться наростаючим підсумком починаючи з січня 2026 року, який приймається за 1 або 100 відсотків. Сума індексації, яка склалася у грудні 2025 року, у січні 2026 року не нараховується.
Отже, бухгалтеру із заробітної плати слід мати на увазі, що базовим місяцем для нарахування індексації у новому 2026 році є січень 2026!
Обчислення індексу споживчих цін (ІСЦ) для проведення подальшої індексації здійснюється з місяця, наступного за місяцем підвищення зазначених грошових доходів населення (абз. 2 п. 5 Порядку проведення індексації грошових доходів населення, затвердженого постановою КМУ від 17.07.2003 №1078).
Право на індексацію виникає, коли ІСЦ, обчислений наростаючим підсумком з лютого 2026 року, перевищує поріг індексації – 103%.
Заробітну плату індексують в межах прожиткового мінімуму, встановленого для працездатного населення (ст. 2 Закону про індексацію та п. 4 Порядку №1078).
Зарплата, що перевищує прожитковий мінімум, встановлений для працездатної особи, не підлягає індексації.
Що це означає:
- Січень «базовий» місяць, або відправа точка для індексації
- Лютий – початок розрахунку ІСЦ.
- Березень – оприлюднюють індекс інфляції за лютий, який може позначитися на індексації зарплати лише квітня.
Отже, після «обнулення» без індексації зарплати пройде І квартал 2026 року. Вперше індексація може виникнути у квітні 2026 року, якщо індекс інфляції за лютий перевищить поріг у 103%.
Але бухгалтер має пам’ятати, що «базовий» місяць може змінитися, якщо відбулося підвищення посадового окладу (тарифної ставки). У місяці підвищення посадового окладу (тарифної ставки) індекс споживчих цін (далі – ІСЦ) приймають за 1 або 100%. Для подальшої індексації ІСЦ обчислюють наростаючим підсумком з місяця, наступного після місяця такого підвищення (абз. 1 і 2 п. 5 Порядку №1078).
Наприклад, оклад працівника було підвищено у лютому 2026 року, то «базовим» місяцем є лютий 2026 року і починаючи з березня 2026 року розраховується приріст ІСЦ.
У випадку зменшення посадового окладу працівника місяць для проведення індексації не змінюється. «Базовим» місяцем залишається місяць підвищення посадового окладу (тарифної ставки) за відповідною посадою (професією).
То які ж виплати підлягають індексації?
Індексації підлягають виплати постійного характеру:
- оплата праці за виконану роботу згідно з тарифними ставками (окладами);
- відрядними розцінками;
- доплати, надбавки;
- премії;
- гарантійні й компенсаційні виплати, передбачені законодавством;
- інші компенсаційні виплати, які мають постійний характер.
Разові виплати не індексують (п. 2 Порядку №1078).
Не індексують також:
- виплати, які розраховуються із середньої заробітної плати, у тому числі відпусткові, лікарняні;
- допомогу по вагітності та пологах, допомогу при народженні дитини, допомогу на поховання;
- цільову разову матеріальну допомогу, одноразову допомогу при виході на пенсію, винагороду за підсумками роботи за рік тощо (п. 3 Порядку №1078).
Як індексувати заробітну плату, якщо підвищили оклад не з першого числа?
Якщо оклад підвищили не з першого числа, індексацію нараховують пропорційно до фактично відпрацьованого часу до дати підвищення, а місяць підвищення стає новим базовим місяцем, з якого починається відлік для подальшої індексації. Для розрахунку використовується повна сума індексації, що розраховується як для повного місяця, але виплачується пропорційно відпрацьованим дням до підвищення окладу, згідно з п. 5 Порядку № 1078.
Як обчислити суму індексації зарплати у разі неповного робочого часу?
Відповідно до законодавства (зокрема, Постанови Кабінету Міністрів України №1078), якщо працівник працює на умовах неповного робочого часу, сума індексації визначається за наступним принципом:
Сума індексації розраховується як для повної ставки, але виплачується пропорційно відпрацьованому часу.
Покроковий алгоритм розрахунку:
- Визначення базової суми: Розрахуйте повну суму індексації для працівника так, ніби він працює повний робочий день (на повну ставку).
Нагадаємо: індексації підлягає дохід лише в межах прожиткового мінімуму для працездатних осіб.
- Застосування пропорції: Помножте отриману повну суму на коефіцієнт навантаження (ставку) або на відношення фактично відпрацьованих годин до норми годин за місяць.
Формула:
Сума індексації = (Повна сума індексації / Норма робочого часу) × Фактично
відпрацьований час
Приклад:
Припустимо, у 2026 році повна сума індексації для працівника (на повну ставку) становить 300 грн.
- Ситуація А (0,5 ставки): Працівник працює на пів ставки.
Розрахунок: 300 грн × 0,5 = 150 грн.
- Ситуація Б (відпрацьовано частину місяця): Працівник працює на повну ставку, але через відпустку або лікарняний відпрацював лише 10 днів з 22 робочих за графіком.
Розрахунок: (300 грн / 22 дні) × 10 днів = 136,36 грн.
Чи потрібно індексувати заробітну плату зовнішнього сумісника?
Для зовнішніх сумісників індексація проводиться лише в межах суми, що разом із заробітком за основним місцем роботи не перевищує прожиткового мінімуму (потрібна довідка з основного місця роботи). Якщо працівник не надав довідку, сумісництво на неповну ставку зазвичай не індексується.
Якщо прийняли на роботу нового працівника чи перевели його на інше робоче місце, що з індексацією?
П. 10-2 Порядку №1078 для таких працівників обчислення ІСЦ для проведення індексації здійснюється з місяця, наступного за місяцем підвищення тарифної ставки (окладу) по посаді, яку займає працівник.
Тобто для новоприйнятих та переведених працівників орієнтиром буде місяць останнього підвищення окладу по займаній посаді.
І розрахунок ІСЦ проводять не індивідуально для кожного працівника залежно від його прийому на роботу чи переведення на іншу посаду, а з моменту останнього підвищення тарифної ставки (окладу) по посаді, яку займає працівник.
Працівник звільнився, як бухгалтеру оподатковувати індексацію?
Індексація зарплати у випадку звільнення працівника нараховується пропорційно відпрацьованого часу (пп. 2.2.7 Інструкції №4).
Під час нарахування індексації звільненому працівнику бухгалтеру із заробітної плати слід базу нарахування ЄСВ визначати шляхом ділення загальної суми на кількість місяців, за які їх нарахували (абз. 2 ч. 2 ст. 7 Закону України від 08.07.2010 №2464-VI «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування»).
Нараховані після звільнення працівника суми індексації не є зарплатою з метою оподаткування ПДФО й військовим збором. Їх оподатковують як інші доходи на підставі пп. 164.1.2 ПКУ в місяці нарахування такого доходу. Ознака доходу в 4ДФ – «127».
Чи потрібно індексувати заробітну плату працівникам резидентам Дія Сіті?
Ні, резиденти спеціального правового режиму Дія Сіті не зобов’язані індексувати заробітну плату своїм працівникам та винагороди гіг-спеціалістам.
Ця норма є однією з ключових переваг статусу резидента Дія Сіті. Вона встановлена Законом України «Про стимулювання розвитку цифрової економіки в Україні».
Чому індексація не потрібна для резидентів Дія Сіті?
- Спеціальний правовий режим: На правовідносини в межах Дія Сіті не поширюються вимоги Закону України «Про індексацію грошових доходів населення».
- Альтернативний механізм: Підтримка купівельної спроможності доходів фахівців забезпечується іншими вимогами закону, зокрема, обов’язковим дотриманням певного мінімального рівня середньої місячної винагороди працівників та гіг-спеціалістів (еквівалент 1200 євро за офіційним курсом НБУ).
- Гнучкість: Замість індексації, компанії-резиденти можуть самостійно переглядати розмір винагороди в межах своєї компетенції та фінансових можливостей, що відповідає ринковим умовам в IT-сескторі.
Таким чином, для резидентів Дія Сіті обов’язкова державна індексація замінена ринковими механізмами регулювання доходів.
Яка відповідальність за не проведення індексації зарплати?
За недотримання державних мінімальних гарантій в оплаті праці (у т. ч. за недотримання мінзарплати, непроведення індексації) юрособам і фізособам-підприємцям загрожує штраф, передбачений абз. 6 ч. 2 ст. 265 КЗпП, – у розмірі 2 мінзарплат (на момент виявлення порушення) за кожного працівника, тобто у 2026 році він становить 17 294 грн (8647 грн х 2).
ВИСНОВКИ:
- Для нарахування індексації у 2026 році «базовим» стає січень 2026 року, а розрахунок індексу споживчих цін починається «з нуля».
- Індексації підлягають виплати постійного характеру: оплата праці за виконану роботу згідно з тарифними ставками (окладами); відрядними розцінками; доплати, надбавки; премії; гарантійні й компенсаційні виплати, передбачені законодавством; інші компенсаційні виплати, які мають постійний характер. Разові виплати не індексують (п. 2 Порядку №1078).
- Вперше індексація може виникнути у квітні 2026 року, якщо індекс інфляції за лютий перевищить поріг у 103%.
- Якщо оклад підвищили не з першого числа, індексацію нараховують пропорційно до фактично відпрацьованого часу до дати підвищення, а місяць підвищення стає новим базовим місяцем, з якого починається відлік для подальшої індексації
- На резидентів Дія Сіті правила нарахування індексації не поширюються. У них свою правова норма.
- За порушення правил нарахування індексації штраф становить дві мінімальні заробітні плати за кожного працівника на момент виявлення порушення.
Звертайтеся за допомогою до нас, консалтингового агентства, і ми допоможемо вашому бізнесу мінімізувати ризики штрафів (які у 2026 році можуть становити 17 300 грн за кожного працівника) та автоматизувати складні обчислення. Наші бухгалтери – фахівці із заробітної плати розрахують індексацію для працівників з неповним робочим часом, новоприйнятих співробітників та сумісників.Передача функції розрахунку зарплати повністю знімає з Вас відповідальність за відстеження порогу індексації (103%) та правильність нарахування ПДФО, ЄСВ та військового збору з цих сум. Ми завжди раді Вам допомогти!