Довідка – розрахунок на виплату ЄСВ: навіщо і кому потрібна.
Ви сплачуєте заробітну плату меншу ніж мінімальна? Неповний робочий день? Як не платити ЄСВ? Розповімо, коли обов’язково бухгалтеру із заробітної плати складати довідку-розрахунок, коли можна обійтися без неї, в яких випадках дозволено платити менше ЄСВ та як заповнити довідку правильно залежно від конкретної ситуації.
Щоразу, коли бухгалтер виплачує заробітну плату, має сплатити ЄСВ. Банки пильно стежать за цим. Як саме? Документи на виплату/перерахування зарплати приймають, тільки якщо страхувальник водночас подав розрахункові документи на перерахування ЄСВ або документи, які підтверджують, що ЄСВ фактично сплатили раніше (ч. 2 ст. 24 Закону України «Про збір та облік єдиного внеску на загальнообов’язкове державне соціальне страхування» від 08.07.2010 № 2464-VI).
Сума внеску має бути не меншою за п’яту частину коштів на зарплату, яку бухгалтер зазначив у платіжному документі. Якщо бухгалтер по заробітній платі не подасть документу про сплату ЄСВ банк не перерахує зарплату. Тому, коли сума ЄСВ в платіжці менше 22% суми коштів для виплати заробітної плати, то разом з платіжними інструкціями на видачу (перерахування) коштів для виплати зарплати потрібно надавати довідку-розрахунок, погоджену з контролюючим органом за місцем взяття на облік платника ЄСВ (п. 3 Порядку прийняття надавачами платіжних послуг на виконання платіжних інструкцій на виплату заробітної плати, затвердженого наказом Мінфіну від 16.09.2022 №291, далі – Порядок №291).
Коли бухгалтер може сплатити меншу суму ЄСВ?
Є три випадки, коли сума ЄСВ, що підлягає перерахуванню, може бути меншою за п’яту частину коштів для виплати заробітної плати.
- Заробітна плата працівників перевищуємаксимальну величину бази нарахування ЄСВ. У 2026 році — 172 940 грн (20 мін.заробітних плат).
- На підприємстві працюють особи з інвалідністю. На суму їхньоїзаробітної плати ЄСВ нараховують заставкою 8,41% — за наявності документів, що підтверджують інвалідність працівників.
- Підприємство має переплату з ЄСВ.
Оригінал довідки-розрахунку подавайте щоразу, коли під час виплати зарплати хочете сплатити меншу суму ЄСВ, аніж п’ята частина суми до виплати, яку зазначили в розрахунковому документі (лист ГУ ДПС у Київській області від 25.02.2016 № 442/10/10-36-17-03).
Однак, ЄСВ-контроль стосується не всіх роботодавців. Без перевірки суми ЄСВ банки приймають платіжні інструкції у бюджетних організацій, Пенсійного Фонду, підприємств УТОГ та УТОС, резидентів Дія Сіті, іноземних представництв, дипломатичних і консульських установ. Такі роботодавці мають самостійно підтвердити свій статус під час відкриття рахунків у банку або при зміні статусу.
Як подати довідку – розрахунок?
Довідку можна подати як в паперовому вигляді так і в електронній формі. В паперовій формі довідку-розрахунок нарахування та сплати ЄСВ бухгалтер складає у трьох примірниках за формою, визначеною в Додатку 1 Порядку №291, та погоджує в ДПС за місцем взяття на облік платника єдиного внеску. Один примірник погодженої довідки-розрахунку в паперовій формі надається в банк, другий – контролюючому органу, третій – залишається у платника ЄСВ.
Довідку-розрахунок в електронному вигляді формуйте в Е-кабінеті платника податків у розділі «Введення звітності». Вхід до Електронного кабінету здійснюється за адресою: http://cabinet.tax.gov.ua, а також через вебпортал ДПС. Заповніть електронний документ за ідентифікатором форми:
- J1330001 (для юридичних осіб);
- F1330001 (для фізичних осіб).
Алгоритм заповнення довідки-розрахунку з прикладами знайдете у роз’ясненнях податківців.
У рядку 1 «Заробітна плата, зазначена в платіжній інструкції або грошовому чеку» відображайте суму зарплати, що вказана у платіжній інструкції, тобто заробітну плату зменшену на суму ПДФО та військового збору, тобто «чисту зарплату».
У рядку 1.1 «Заробітна плата, що перевищує максимальну величину, з якої справляється єдиний внесок» показуйте суму перевищення максимальної величини фактичних витрат на оплату праці найманих працівників (у 2026 році – 172940,00 грн), яка зменшена на суму відрахувань податків – чисту суму перевищення. Наприклад, заробітна плата 212940,00 грн. Сума перевищення – 40000,00 грн. В довідку заносимо 30800 грн (40000,00 грн – 7200 грн (ПДФО – 18%) – 2000,00 грн (ВЗ – 5%)).
У рядку 1.2 «Заробітна плата працюючих інвалідів» відображайте суму зарплати осіб з інвалідністю без урахування податків.
У рядку 2 «22% х (р. 1 – р. 1.1 – р. 1.2)» розрахуйте 22% від різниці рядків 1, 1.1 та 1.2. При формуванні довідки-розрахунку в електронній формі розрахунок зазначеного рядка здійснюється автоматично.
У рядку 3 «8,41% х р. 1.2» зазначте 8,41% від суми, зазначеної у рядку 1.2. В електронній формі рядок заповнюється автоматично.
У рядку 4 «Переплата єдиного внеску» покажіть суму переплати ЄСВ за мінусом авансових платежів, здійснених до дня отримання коштів в банку за поточний звітний період та у поточному звітному періоді. Тобто до суми переплати не входить, наприклад, ЄСВ, сплачений до 20 листопада 2025 року із заробітної плати за жовтень та першу половину листопада 2025 року.
У рядку 5 «Сума єдиного внеску, яка зазначається в платіжній інструкції та підлягає перерахуванню (р. 2 + р. 3 – р. 4)» розрахуйте за формулою суму ЄСВ, що підлягає перерахуванню. При формуванні довідки-розрахунку в електронній формі розрахунок зазначеного рядка здійснюється автоматично. У разі незгоди з автоматичним розрахунком в поле можна самостійно внести зміни.
У першому полі «Інформація для надавача платіжних послуг» покажіть заробітну плату, що зазначена у платіжній інструкції.
У другому полі відображайте дату, номер і суму платіжної інструкції на сплату ЄСВ. Ця сума не може бути менша за суму показника у рядку 5. Якщо у рядку 5 отримали від’ємне значення, вказуйте номер та суму платіжної інструкції, згідно якої виникла переплата ЄСВ.
Як органи ДПС перевіряють довідку – розрахунок?
Після надходження електронної довідки до ДПС здійснюється її автоматична перевірка. Очікуйте дві квитанції:
- у першій квитанції міститься інформація про результати перевірки. У разі негативного результату надсилається відмова у прийнятті і зазначаються причини відмови. В такому разі другу квитанцію вже не отримаєте;
- у другій квитанції повідомляється про реєстрацію документа в контролюючому органі.
Податківці «вручну» перевіряють ваші довідки – розрахунки і зобов’язані невідкладно погоджувати їх. Погоджена довідка-розрахунок (або відмова у погодженні) надійде в електронний кабінет з наявними кваліфікованим електронним підписом та кваліфікованою електронною печаткою.
ДПС відмовляють у погодженні у випадку:
- невідповідності довідки-розрахунку формі, визначеній у додатку 1 до Порядку;
- недостовірності викладеної у довідці-розрахунку інформації;
- подання довідки-розрахунку до контролюючого органу не за місцем взяття на облік платника єдиного внеску.
У разі наявності другої квитанції про приймання електронного документа датою та часом приймання (реєстрації) електронного документа контролюючим органом вважаються дата та час, зафіксовані у першій квитанції.
Інформацію щодо отримання та дати реєстрації довідки-розрахунку в контролюючому органі бухгалтер може переглянути у вкладці «Вхідні» розділу «Вхідні/вихідні документи» приватної частини Електронного кабінету (також квитанції щодо приймання та обробки можна переглянути в розділі «Перегляд звітності» та розділі «Введення звітності»). Дата реєстрації довідки-розрахунку вважається днем її отримання контролюючим органом.
ВИСНОВКИ
Сума ЄСВ в платіжній інструкції не може бути менше ніж 22% від суми «чистої» зарплати;
- Якщо сума ЄСВ менша, бухгалтер складає довідку-розрахунок;
- Довідку подають в паперовій або в електронній формі;
- Довідка-розрахунок погоджується на кожну виплату заробітної плати (і на аванс, і на основну заробітну плату).
Якщо у вас виникають труднощі із складанням довідки – розрахунку на заробітну плату, чи податкові органи відхиляють ваш розрахунок – саме час звернутися за кваліфікаційною допомогою. Наші бухгалтери допоможуть вам виправити помилки або підкажуть, як їх не допустити у майбутньому. Делегуйте рутинну роботу консалтингу, заощаджуйте свій час на розвиток вашого бізнесу, а ми радо допоможемо вам!